Wereldwijde aanwezigheid van Nederlandse ambassades en consulaten
Nederland heeft wereldwijd bijna 150 consulaten en ambassades verspreid over 115 landen. Naast Nederlandse ambtenaren die op deze locaties werken, zijn er ook lokale medewerkers in dienst. Denk aan beveiligingspersoneel, chauffeurs, administratieve medewerkers etc. Omdat deze lokale medewerkers in dienst zijn van de Nederlandse overheid moeten alle HR-activiteiten door de Nederlandse overheid uitgevoerd worden. Denk aan salarisuitbetaling, registreren van verlof en ziekte dagen, opslag van dossiers van bijvoorbeeld functioneringsgesprekken etc.
De noodzaak voor een nieuw HR-platform
Om dit te faciliteren heeft de afdeling Wereldwijd Werken (3W) van het ministerie van buitenlandse zaken een dedicated HR-platform. Dit platform wordt binnenkort niet meer ondersteund door de leverancier en moet daarom vervangen worden. Daarnaast kent de huidige HR-administratie veel processen die handmatig uitgevoerd worden. Alle redenen dus om een nieuw HR-platform te implementeren dat toekomst bestendig is en veel foutgevoelige handmatige processen automatiseert.
Uitdagingen en aanpak van de datamigratie
Na een uitgebreide analyse heeft het ministerie besloten om SAP SuccessFactors als nieuw HR-platform voor deze lokale medewerkers te implementeren met als system integrator/leverancier Conclusion. Vorig jaar is Edwin binnen dit project begonnen als datamigratie manager. Hoewel het bij de datamigratie om relatief kleine aantallen gaat (2500 actieve en 4000 voormalig medewerkers) kent de datamigratie de nodige complexiteit. Veel landen hebben eigen wet en regelgeving wat tot veel migratie complexiteit leidt. Complexe regels die in de oude applicatie nog handmatig worden uitgevoerd moeten in de nieuwe applicatie geautomatiseerd worden wat ook impact op de datamigratie heeft. Daarnaast heeft de oude applicatie in de loop van de tijd redundante data opgebouwd plus is er de nodige datavervuiling aanwezig waardoor ook een data-scoping en uitgebreid data cleaning traject moet plaatsvinden.
Met Edwins kennis en ervaring op het gebied van complexe migratie vraagstukken is een voor dit project specifieke datamigratie strategie opgesteld compleet met een data cleaning traject. Inmiddels zijn er drie proefmigraties geweest en is de migratie uitval beperkt tot enkele individuele medewerkers. Als alles volgens planning verloopt zullen in de loop van 2025 in drie batches alle medewerkers gemigreerd worden naar SAP SuccessFactors.