Met ruim 22.000 medewerkers behoort de gemeente Amsterdam tot de grootste gemeenten van Nederland. Zeker de afgelopen jaren is het ambtelijk apparaat flink gegroeid. Ook binnen Stadswerken, het organisatieonderdeel dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van kleinere projecten in de openbare ruimte, ontstond daardoor een belangrijke vraag: “Wat zeggen we dat we doen, en hoe doen we dat eigenlijk?”

Deze vraag vormde het vertrekpunt voor de opdracht van business analist Fleur Bianchetti. Zij ging binnen Stadswerken aan de slag bij de afdeling Groen, Flora en Fauna. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het groenbeheer binnen de gemeente, beheert ruim 350.000 bomen – waaronder monumentale bomen – en parken en houdt zich daarnaast bezig met buurtinitiatieven.

Het doel van de opdracht was helder: het in kaart brengen, inzichtelijk maken en verbeteren van de kernprocessen binnen de afdeling.

De eerste periode stond vooral in het teken van kennismaken en begrijpen. Niet alleen met de afdeling en de wereld van groen en flora en fauna, maar ook met de werking van het gemeentelijk apparaat. Door gesprekken met medewerkers en het analyseren van de bestaande werkwijzen ontstond steeds meer inzicht in de manier waarop het werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

Waar aanvankelijk twee hoofdprocessen in kaart gebracht zouden worden, signaleerde Fleur al snel kansen om meerdere processen mee te nemen. Op basis daarvan werd de opdracht uitgebreid naar acht processen, ieder met verschillende onderliggende deelprocessen.

Bij één van de kernprocessen groeide de opdracht bovendien uit tot een omvangrijk verandertraject. Hierbij gaat het niet alleen om het beschrijven en verbeteren van het proces, maar ook om de implementatie van een nieuw IT-systeem en het begeleiden van de overgang van het oude naar het nieuwe systeem.

Daarnaast ondersteunt Fleur de directievoerder – de verantwoordelijke manager – bij het effectief en sturingsgericht leidinggeven aan het nieuwe proces. Samen met het team bereidt zij bovendien de onboarding van nieuwe collega’s voor, zodat zij sneller hun weg vinden binnen het proces en de afdeling.

Van procesanalyse naar daadwerkelijke verandering dus. Een opdracht die begon met de vraag “Hoe doen we dit eigenlijk?” is inmiddels uitgegroeid tot een breed verbeter- en verandertraject binnen de afdeling.

En hoelang de opdracht duurt? Tot eind december. Voorlopig is er dus nog genoeg te doen.